Aydınlatma Metni

Öğrenci Aydınlatma Metni

HAKKARİ ÜNİVERSİTESİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA ÖĞRENCİ AYDINLATMA METNİ

 

Bu aydınlatma metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. Maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Hakkâri Üniversitesi tarafından hazırlanmıştır.

Hakkâri Üniversitesi olarak, sizlere ait her türlü kişisel verinin mümkün olabilen en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük hassasiyet göstermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, kişisel verileriniz; Hakkâri Üniversitesi olarak aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabilecektir. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla www.hakkari.edu.tr internet sitesinde bulunan Hakkâri Üniversitesi Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikasında ayrıntılı olarak belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili mevzuat kapsamında Hakkâri Üniversitesi Veri Sorumlusu sıfatıyla; öğrenci ve öğrenci adaylarından görevlisi mevzuattan ve üniversite hizmet kaynaklı süreçler için aldığı kişisel veriler;

  • Kimlik Bilgileri: Kimlik fotokopisi ve imza
  • Öğrenci Yakını Bilgileri: Adı soyadı, telefon ve imzası
  • Eğitim Bilgileri: Öğrenci transkrip bilgileri, alan bilgileri, not başarıları, öğrenci sicil numaraları, diplomalar, sınav bilgileri,
  • İletişim Bilgileri: Telefon numarası, adres, e-mail, ikametgâh adresi,
  • Sağlık Bilgileri: Sağlık raporları,
  • Görsel ve İşitsel Bilgiler: Fotoğraf, video bilgileri,
  • Hukuki İşlem Bilgileri: Disiplin cezası bilgileri, disiplin soruşturma konusu, tutanak bilgileri,
  • İşlem Güvenliği Bilgisi: Üniversiteye ait kurumsal ağda tutulan log kayıtları,
  • Fiziksel mekân güvenliği kapsamında alınan kamera kayıtları bilgileri alınmaktadır.

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI

Üniversitemiz nezdinde kişisel verileriniz ilgili mevzuatın yüklemiş olduğu sorumluluk ve yükümlülükler çerçevesinde Kanun’un temel ilkelerine bağlı kalmak kaydıyla Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olacak şekilde tarafımızca veya görevlendireceğimiz gerçek/tüzel kişi veri işleyenlerce işlenmektedir. Bu doğrultuda kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda KVKK’ya uygun olarak Hakkâri Üniversitesi tarafından işlenebilmektedir;

  • Öğrenci ve veliyle iletişim süreçlerinin yürütülmesi,
  • Öğrenci kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
  • Öğrenci kayıt sonlandırma, Erasmus ve mezuniyet süreçlerinin yürütülebilmesi,
  • Öğrenci sınav süreçlerinin yürütülmesi ve duyurulması,
  • Faaliyetlerin üniversite ve kamu kurum mevzuatına uygun yürütülmesinin sağlanabilmesi,
  • Öğrenci kart basım süreçlerinin yürütülmesi,
  • Öğrencinin sağlık koşullarının takibinin yapılabilmesi ve devamsızlık sürecinde gerekli rapor kayıtlarının tutulabilmesi,
  • Denetim etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Erasmus faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Disiplin süreçlerinin yürütülmesi,
  • Talep ve şikayetlerinin yürütülmesi,
  • İç denetim, soruşturma ve istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve erişim faaliyetlerinin sağlanabilmesi
  • Öğrencilerimizin, temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla üniversitemizin meşru menfaatlerinin korunabilmesi,
  • Üniversitemizin yapmış olduğu hizmetlerin, etkinlik, toplantı, konferans, vb. kültürel faaliyetlerin yürütülmesi ve planlamaların yapılıp yapılacak faaliyetlerin öğrencilere duyurulması ve bilgi verilmesi,
  • Üniversitemiz tarafından düzenlenen toplantı, seminer, eğitim ve diğer sosyal organizasyonlar, etkinliklerde çekilen fotoğraf ve videolar; Üniversitemizin ve etkinliğin tanıtımı, duyurulması, sosyal medyada yayınlanması ve kamuoyunun bilgilendirmenin yapılabilmesi,
  • KVKK’da belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile Hakkâri Üniversitesi kurum departmanları tarafından belirlenen amaçlar dahilinde işlenmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Hakkâri Üniversitesi olarak kişisel verilerinizi aşağıda KVKK’nın 5.ve 6. Maddesinde belirtilen;

  • Sizlerin açık rızası,

  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

  • İş sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

  • Kişi grubunun sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

  • Kişi grubunun sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veya yetkili kamu ve kuruluşlara aktarılabilmekte ve hukuki sebeplerine dayanarak işlemekteyiz.

Kişisel verilerinizin işlenmesi Hukuki sebebi ise; 547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği, 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5651 İnternet Ortamında Yayınlanan Yayınlar Kanunu başta olmak üzere üniversitemizin tabii olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerimiz kapsamında her türlü ürün ve hizmetler kapsamında alınmakta ve işlenmektedir.

Kişisel verilerinizi bilgisayar vasıtasıyla kayıtların tutulduğu elektronik ortamda (e-mail, sunucu, kurumsal uygulama, devlet uygulamaları), fiziksel olarak formlar, dilekçeler, öğrencilerden istenene evrak bilgiler ve evraklar ya da görsel fotoğraf, video kaydı olarak toplanmakta ve işlenmektedir.

 

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIMI

Kişisel veriler, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da öngörülen koşulların gerçekleşmesi durumunda üçüncü kişilere aktarılabilir.

İşlenen kişisel verileriniz yurt içindeki;

Kişisel verileriniz aşağıda sıralanan veri konusu kişi gruplarına aktarılabilir:

İşlenen kişisel verileriniz yurt dışındaki;

Üniversitemiz, söz konusu yurtdışı aktarım işlemleri KVKK’nın düzenlediği hükümlere uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

  • Üniversitemiz tarafından düzenlenen toplantı, seminer, eğitim ve diğer sosyal organizasyonlar, kurumsal toplantılarda çekilen fotoğraf ve videolar; Üniversitemizin ve etkinliğin tanıtımı, duyurulması, sosyal medyada yayınlanması ve kamuoyunun bilgilendirmenin yapılabilmesi amacıyla sosyal medya hesaplarına yurtdışı sunucuları vasıtasıyla aktarılmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ

Üniversitemiz, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla orantılı bir şekilde saklamaktadır. Kişisel verilerin işlenme amacı ve sebebi ortadan kalktığında yasalardan kaynaklanan yükümlülüklerimizin temini için gerekli zamanaşımı süreleri tamamlandığında kişisel veriler imha edilecektir.

Hakkâri Üniversitesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin işlenmesine, saklanmasına ve imha edilmesine ilişkin olarak benimsediği ilkeleri ayrıntılı şekilde

www.hakkari.edu.tr adresindeki Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikasından ve Veri Saklama İmha Politikasından inceleyebilirsiniz. 

KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN HAKLARINIZ

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 11 uyarınca aşağıda belirtilen haklara sahip bulunmaktasınız:

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlendiğine ilişkin bilgi talep etme,

  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

  • Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

  • Kişisel verilerinizin işlenme nedenlerinin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

  • Elde ettiğimiz bilgilerin otomatik sistemler ile analizi yoluyla hakkınızda ortaya çıkan sonuca itiraz etme ve zarara uğramanız halinde tazminat talep etme.

 

Kişisel Verilerin Korunması Kanunun “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre Hakkari Üniversitesi KVKK Başvuru Formu’nu doldurarak Hakkâri Üniversitesi Merzan Mah. Küçük Sanayi Sitesi Arkası 433. Sok. No:51 Merkez/Hakkâri adresine yazılı olarak, “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla hu@hs01.kep.tr adresine veya elektronik posta üzerinden kvkk@hakkari.edu.tr adresine iletebilirsiniz.

Başvuru usullerine uygun olarak Üniversitemize ilgili taleplerinizi iletmeniz durumunda talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracağız. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti alınabilecektir.