Hakkımızda

Çalışma Usul ve Esaslar

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Çalışma Usul ve Esasları:

1.Belge Kayıt ve Yazışma

 

  • Genel Sekreterlik hesaplarına düşen iç yazışmalar ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
  • Fakülte, Enstitü ve Meslek Yüksekokulunun, ilgili daire başkanlıklarının görev alanı dışında kalan, kurum dışı yazışmalarını yapmak,
  • Üniversitemiz Senato, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gündem taslaklarını hazırlamak; gündeme ait eklerin oluşturulması; Senato, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu üyelerine toplantıların haber vermek, çıkan kararları yazmak, arşivlemek,
  • Üniversitemiz Senato, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu Toplantılarında alınan kararların birimlere Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden dağıtım işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
  • Gizli yazışmaların takibini yapmak.
  • Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter ve Yardımcıları tarafından havale edilen evraklar ile ilgili kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak / yapılmasını sağlamak,
  • Üniversitemize kurum içi ve kurum dışından iletilen tüm evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden iş akışının hızlı, etkin bir biçimde yürütülmesini sağlamak.
  • Üniversite birimleri arasında resmi yazışmalarda uyulacak kurallara ait uygulamalar hakkında koordinasyonunu sağlamak.
  • Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ile ilgili evrakların iş ve işlemlerini yapmak.
  • Genel Sekreterin talimatı ile Rektörlük ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek,
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden evrak iş akışlarında Üniversitemizin idari ve akademik birimlerinin verimli, düzenli, koordineli ve uyumlu çalışmasına katkıda bulunarak hizmet kalitesini arttırmak.
  • Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden doküman alışverişinin (resmi yazıların) hızlı, etkin ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak.
  • Üst makamların vereceği benzeri diğer görevleri yapmak.
  • Birimin arşiv ve imha işlemlerini usulüne uygun olarak yapmak.
  • Yazı İşleri Müdürlüğü bütün bu iş ve işlemlerde Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları, ilgili Rektör Yardımcısı ve Rektöre karşı sorumludur.

 

2.Posta Hizmetleri

  • Üniversitemize gelen-giden evrakı kaydetmek, havale edilen evrakı zimmetle ilgililere göndermek, posta işlemlerini düzenli olarak yürütmek
  • Rektörlük birimlerinden gönderilmek üzere posta ve kargo ile ilgili evrakları/postaları adres, paketleme/zarflama vb. kontrollerini yaptıktan sonra zimmet karşılığı teslim almak, ilgili kurumlara iletmek üzere posta ve kargoya vermek.
  • Giden evrakların ve/veya postaların gönderim bilgilerini kaydetmek (sayı ve kayıt numaraları, tarih, gönderici adı ve/veya birim kodu, alıcı adı/adresi, gönderim ücreti).
  • Gönderime hazır olan evrakların gönderim türüne (iadeli taahhütlü, APS, adi posta, kargo vb.) göre ücretlerini hesaplamak ve gönderime hazır olan evrakları/postaları PTT Hakkari Şubesine teslim etmek.
  • PTT Hakkari Şubesinde bulunan Hakkari Üniversitesi’ne ait tüm evraklarını teslim almak.
  • Posta Hizmetlerini yürüten personel bütün bu iş ve işlemlerde Yazı İşleri Müdürü, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları, ilgili Rektör Yardımcısı ve Rektöre karşı sorumludur.