Sıkça Sorulan Sorular

Proje başvurusu için çalışmalara başlamadan önce lütfen Hakkari Üniversitesi BAP yönergesini dikkatlice okuyunuz.

• Proje başvurusu yapmak için BAP Proje Öneri Formunun eksiksiz olarak doldurulup, şekilsel ön inceleme için bap@hakkari.edu.tr adresine pdf formatında e-posta olarak gönderiniz.

• BAP biriminden şekilsel onay alındıktan sonra  Proje öneri formunun imzalanması gereken kısımlar imzalanmış şekilde 1 nüsha olarak BAP birimine teslim edilmesi ve PDF formatında bap@hakkari.edu.tr adresine e-posta olarak gönderilmesi yeterlidir.
• Proje başvuruları, projenin alanına ve konusuna göre uzmanlık grubu üyeleri tarafından ayrı ayrı değerlendirilecek ve uzmanlık grubu üyesi tarafından hazırlanan proje önerisi değerlendirme formları BAP komisyonu tarafından incelenerek proje desteği hakkında nihai karar verilecektir.
• Desteklenmesi uygun bulunan projeler için BAP komisyon kararı tarihinden itibaren 3 ay içerisinde proje protokolü imzalanmalıdır. 3 ay içerisinde proje protokolü imzalanmayan projeler iptal edilecektir. Proje protokolünün imzalandığı tarih proje başlangıç tarihi olarak kabul edilecektir. Proje Protokolünü proje yürütücüsü  eksiksiz şekilde doldurup, kendisi ve üniversite rektörü tarafından imzalanmış şekilde BAP birimine 1 nüsha teslim etmelidir.
• Proje Bütçesi Kullanımı Proje ile ilgili her türlü makine-teçhizat, sarf malzeme, fiyat araştırması, temini, bunların muayenesi, taşınır kayıtları ve bu işlemler için gerekli formların doldurulması ve imzalanması proje yürütücüsünün sorumluluğundadır.

Önemli Not: Projeler kapsamında yapılan işlemler için hazırlanan formlar sürekli güncellenmektedir. Lütfen BAP birimine bir başvuru yapmadan önce kullandığınız formların güncel olduğundan emin olunuz.

Piyasa fiyat araştırması sonucunda teklif verebilecek en az üç firmanın bulunması durumunda 2003/6554 sayılı kararnamenin 21. maddesi d bendi uyarınca doğrudan temin ile alım yapılabilir. Doğrudan temin işlemi üç aşamada yapılır.

1. Aşama : Talep

Doğrudan temin için aşağıdaki belgelerden 1'er nüsha düzenlenerek BAP birimine teslim edilmesi gerekmektedir.

1. Aşama: Talep İçin Gerekli Belgeler
• İhtiyaç Formu :

• Piyasa Fiyat Araştırması için Görevlendirme Olur Dilekçesi (EBYS): Piyasa fiyat araştırması için görevlendirilen yürütücü harici iki adet akademik veya idari personelin isimleri ve TC kimlik numaraları yazılmalıdır.

• Onay Belgesi: Mal ve hizmet alımında doldurulması gerekli olan matbu formdur. Onay belgesi doldurulur ve yürütücü tarafından imzalanır.

• Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Mal ve Hizmet alımlarının ihalesi yapılmadan önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanakları ile (piyasadan alınan tekliflerde) yaklaşık maliyet cetvelinde gösterilir.

• Varsa Makine-Techizat Alımları İçin Teknik Şartname: Alınması düşünülen Makinenin marka ve model belirtilmeden en ince ayrıntısına kadar Teknik özelliklerinin belirtildiği ve teknik şartnameyi hazırlayan kişi tarafından imzalanan onay belgesi ile sunulması zorunlu olan bir belgedir. Ayrıca alınacak cihaz için garanti koşulları belirtilmelidir. Şartnamede isim imza olmalıdır.
• Varsa Hizmet Alımları İçin Hizmet Gerekçesi: Alınacak hizmetin özellikleri, hizmette aranan ve istenen özellikler bir A4 kâğıdına yazılmalı ve proje yürütücüsü tarafından imzalanmalıdır.
• Teklif alınan 3 firmaya ait teklif belgeleri: 3 ayrı firmadan alınmış teklif kağıdı da hazırlanan belgelere eklenmelidir. Proforma faturaların yabancı para cinsi olması durumunda "Fatura tarihindeki T.C.Merkez Bankası döviz alış kuru kullanılacaktır" ibaresi olmalıdır. Fiyat teklifi kesinlikle güncel tarihli, imzalı ve kaşeli olmalıdır. Eski tarihli veya geçerlilik süresi belirtilmemiş fiyat teklifleri piyasa fiyat araştırması için kullanılamaz.
• Satın Alınacak Ürünün tek kaynaktan temini durumunda, bu ürünün başka bir kaynaktan temin edilemediğine dair proje yürütücüsü tarafından bir gerekçe yazılmalıdır, bu durumda piyasa fiyat araştırma tutanağı tek bir firma olarak hazırlanabilir.
NOT: Doğrudan temin onayı için yukarıdaki belgelerin tümü eksiksiz olarak BAP birimine teslim edilmelidir. Birbirinin devamı olup tek sayfaya sığmayan belgelerde ara sayfaların da imzalanmış olması gerekmektedir.

3.. Aşama : Ödeme İçin Gerekli Belgeler

• Fatura: Tekliflerin Yabancı Para Birimi olması durumunda fatura tarihindeki T.C. Merkez Bankası Döviz alış kuru kullanılmalıdır
• Vergi Borcu Sorgu Yazısı: Firma tarafından İnternet Vergi Dairesinden alınacak ve en erken fatura tarihinde olacaktır.
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı: Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağında istenilen onay tarihi ve onay sayısı BAP Biriminden öğrenilebilir.
• Taşınır İşlem Fişi: Makine Teçhizat ve Sarf Malzeme satın almalarında düzenlenmesi gereken belgedir. Tüm alımlarda BAP birimi tarafından taşınır işlem fişi düzenlenmesi zorunludur.

• Tedarikçi Değerlendirme Formu: Tedarikçi Derğelendirme formu tedarikçi deeğrlendirme talimatına göre doldurulmalıdır.

• Hakediş Raporu: Hizmet alımlarında düzenlenmesi gereken belgedir. Firma tarafından kaşelenerek imzalalanması gerekemektedir.
NOT: 1. Faturaların "Hakkari Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü, Vergi No:4550692765” adına kesilmesi gerekmektedir.
2. Firmalara ödemenin zamanında yapılabilmesi için Faturada Banka ve Şube adı ile birlikte IBAN numaralarının da olması gerekmektedir.
3. 1.000 TL ve üzeri Hizmet alımlarında 117 No.lu KDV genel Tebliği uyarınca KDV tevkifatı yapılması zorunludur.
4. Faturalarda yapılan fiyatlandırmalarda virgülden sonra küsüratlı rakamlardan kaçınılması (20,02, 500,38 vb.) temin edilen teçhizat ve malzemenin sorunsuz bir şekilde taşınır kayıt sistemine kaydedilip harcama yönetim sisteminden muhasebe işlem fişi hazırlanması açısından büyük önem taşımaktadır. Aksi durumlarda virgülden sonra rakamların yuvarlanmasından kaynaklı problemler çıkmaktadır ve faturanın değişimi gerekmektedir.