Kılavuz
Proje Başvurusu İçin Gerekli İşlemler
Proje başvurusu için çalışmalara başlamadan önce lütfen Hakkari Üniversitesi BAP yönergesini dikkatlice okuyunuz.
• Proje başvurusu yapmak için BAP Proje Öneri Formunun eksiksiz olarak doldurulup, şekilsel ön inceleme için bap@hakkari.edu.tr adresine pdf formatında e-posta olarak gönderiniz.
Proje başvurusu için çalışmalara başlamadan önce lütfen Hakkari Üniversitesi BAP yönergesini dikkatlice okuyunuz.
• Proje başvurusu yapmak için BAP Proje Öneri Formunun eksiksiz olarak doldurulup, şekilsel ön inceleme için bap@hakkari.edu.tr adresine pdf formatında e-posta olarak gönderiniz.
• BAP biriminden şekilsel onay alındıktan sonra Proje öneri formunun imzalanması gereken kısımlar imzalanmış şekilde 2 nüsha olarak BAP birimine teslim edilmesi ve PDF formatında bap@hakkari.edu.tr adresine e-posta olarak gönderilmesi yeterlidir.
• Proje başvuruları, projenin alanına ve konusuna göre uzmanlık grubu üyeleri tarafından ayrı ayrı değerlendirilecek ve uzmanlık grubu üyesi tarafından hazırlanan proje önerisi değerlendirme formları BAP komisyonu tarafından incelenerek proje desteği hakkında nihai karar verilecektir.
• Desteklenmesi uygun bulunan projeler için BAP komisyon kararı tarihinden itibaren 3 ay içerisinde proje protokolü imzalanmalıdır. 3 ay içerisinde proje protokolü imzalanmayan projeler iptal edilecektir. Proje protokolünün imzalandığı tarih proje başlangıç tarihi olarak kabul edilecektir. Proje Protokolünü proje yürütücüsü eksiksiz şekilde doldurup, kendisi ve üniversite rektörü tarafından imzalanmış şekilde BAP birimine 2 nüsha teslim etmelidir.
• Proje Bütçesi Kullanımı Proje ile ilgili her türlü makine-teçhizat, sarf malzeme, fiyat araştırması, temini, bunların muayenesi, taşınır kayıtları ve bu işlemler için gerekli formların doldurulması ve imzalanması proje yürütücüsünün sorumluluğundadır.
Önemli Not: Projeler kapsamında yapılan işlemler için hazırlanan formlar sürekli güncellenmektedir. Lütfen BAP birimine bir başvuru yapmadan önce kullandığınız formların güncel olduğundan emin olunuz.
Doğrudan Temin İçin Gerekli Belgeler
Piyasa fiyat araştırması sonucunda teklif verebilecek en az üç firmanın bulunması durumunda 2003/6554 sayılı kararnamenin 21. maddesi d bendi uyarınca doğrudan temin ile alım yapılabilir. Doğrudan temin işlemi üç aşamada yapılır.
1. Aşama : Talep
• Proje başvuruları, projenin alanına ve konusuna göre uzmanlık grubu üyeleri tarafından ayrı ayrı değerlendirilecek ve uzmanlık grubu üyesi tarafından hazırlanan proje önerisi değerlendirme formları BAP komisyonu tarafından incelenerek proje desteği hakkında nihai karar verilecektir.
• Desteklenmesi uygun bulunan projeler için BAP komisyon kararı tarihinden itibaren 3 ay içerisinde proje protokolü imzalanmalıdır. 3 ay içerisinde proje protokolü imzalanmayan projeler iptal edilecektir. Proje protokolünün imzalandığı tarih proje başlangıç tarihi olarak kabul edilecektir. Proje Protokolünü proje yürütücüsü eksiksiz şekilde doldurup, kendisi ve üniversite rektörü tarafından imzalanmış şekilde BAP birimine 2 nüsha teslim etmelidir.
• Proje Bütçesi Kullanımı Proje ile ilgili her türlü makine-teçhizat, sarf malzeme, fiyat araştırması, temini, bunların muayenesi, taşınır kayıtları ve bu işlemler için gerekli formların doldurulması ve imzalanması proje yürütücüsünün sorumluluğundadır.
Önemli Not: Projeler kapsamında yapılan işlemler için hazırlanan formlar sürekli güncellenmektedir. Lütfen BAP birimine bir başvuru yapmadan önce kullandığınız formların güncel olduğundan emin olunuz.
Doğrudan Temin İçin Gerekli Belgeler
Piyasa fiyat araştırması sonucunda teklif verebilecek en az üç firmanın bulunması durumunda 2003/6554 sayılı kararnamenin 21. maddesi d bendi uyarınca doğrudan temin ile alım yapılabilir. Doğrudan temin işlemi üç aşamada yapılır.
1. Aşama : Talep
2. Aşama : Piyasa fiyat araştırması ve onay
3. Aşama: Ödeme
3. Aşama: Ödeme
Doğrudan temin için aşağıdaki belgelerden 3'er nüsha düzenlenerek BAP birimine teslim edilmesi gerekmektedir.
1. Aşama: Talep İçin Gerekli Belgeler
• İhtiyaç Formu :
• Piyasa Fiyat Araştırması için Görevlendirme Olur Dilekçesi : Piyasa fiyat araştırması için görevlendirilen yürütücü harici iki adet akademik veya idari personelin isimleri ve TC kimlik numaraları yazılmalıdır.
2. Aşama: Piyasa fiyat araştırması ve onay için gerekli belgeler
• Onay Belgesi: Mal ve hizmet alımında doldurulması gerekli olan matbu formdur. Onay belgesi doldurulur ve yürütücü tarafından imzalanır.
• Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Mal ve Hizmet alımlarının ihalesi yapılmadan önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanakları ile (piyasadan alınan tekliflerde) yaklaşık maliyet cetvelinde gösterilir.
• Varsa Makine-Techizat Alımları İçin Teknik Şartname: Alınması düşünülen Makinenin marka ve model belirtilmeden en ince ayrıntısına kadar Teknik özelliklerinin belirtildiği ve teknik şartnameyi hazırlayan kişi tarafından imzalanan onay belgesi ile sunulması zorunlu olan bir belgedir. Ayrıca alınacak cihaz için garanti koşulları belirtilmelidir. Şartnamede isim imza olmalıdır.
• Varsa Hizmet Alımları İçin Hizmet Gerekçesi: Alınacak hizmetin özellikleri, hizmette aranan ve istenen özellikler bir A4 kâğıdına yazılmalı ve proje yürütücüsü tarafından imzalanmalıdır.
• Teklif alınan 3 firmaya ait teklif belgeleri: 3 ayrı firmadan alınmış teklif kağıdı da hazırlanan belgelere eklenmelidir. Proforma faturaların yabancı para cinsi olması durumunda "Fatura tarihindeki T.C.Merkez Bankası döviz alış kuru kullanılacaktır" ibaresi olmalıdır. Fiyat teklifi kesinlikle güncel tarihli, imzalı ve kaşeli olmalıdır. Eski tarihli veya geçerlilik süresi belirtilmemiş fiyat teklifleri piyasa fiyat araştırması için kullanılamaz.
• Satın Alınacak Ürünün tek kaynaktan temini durumunda, bu ürünün başka bir kaynaktan temin edilemediğine dair proje yürütücüsü tarafından bir gerekçe yazılmalıdır, bu durumda piyasa fiyat araştırma tutanağı tek bir firma olarak hazırlanabilir.
NOT: Doğrudan temin onayı için yukarıdaki belgelerin tümü eksiksiz olarak BAP birimine teslim edilmelidir. Birbirinin devamı olup tek sayfaya sığmayan belgelerde ara sayfaların da imzalanmış olması gerekmektedir.
3.. Aşama : Ödeme İçin Gerekli Belgeler
• Fatura: Tekliflerin Yabancı Para Birimi olması durumunda fatura tarihindeki T.C. Merkez Bankası Döviz alış kuru kullanılmalıdır
• Vergi Borcu Sorgu Yazısı: Firma tarafından İnternet Vergi Dairesinden alınacak ve en erken fatura tarihinde olacaktır.
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı: Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağında istenilen onay tarihi ve onay sayısı BAP Biriminden öğrenilebilir.
• Taşınır İşlem Fişi: Makine Teçhizat ve Sarf Malzeme satın almalarında düzenlenmesi gereken belgedir. Tüm alımlarda BAP birimi tarafından taşınır işlem fişi düzenlenmesi zorunludur.
• Varsa Hizmet Alımları İçin Hizmet Gerekçesi: Alınacak hizmetin özellikleri, hizmette aranan ve istenen özellikler bir A4 kâğıdına yazılmalı ve proje yürütücüsü tarafından imzalanmalıdır.
• Teklif alınan 3 firmaya ait teklif belgeleri: 3 ayrı firmadan alınmış teklif kağıdı da hazırlanan belgelere eklenmelidir. Proforma faturaların yabancı para cinsi olması durumunda "Fatura tarihindeki T.C.Merkez Bankası döviz alış kuru kullanılacaktır" ibaresi olmalıdır. Fiyat teklifi kesinlikle güncel tarihli, imzalı ve kaşeli olmalıdır. Eski tarihli veya geçerlilik süresi belirtilmemiş fiyat teklifleri piyasa fiyat araştırması için kullanılamaz.
• Satın Alınacak Ürünün tek kaynaktan temini durumunda, bu ürünün başka bir kaynaktan temin edilemediğine dair proje yürütücüsü tarafından bir gerekçe yazılmalıdır, bu durumda piyasa fiyat araştırma tutanağı tek bir firma olarak hazırlanabilir.
NOT: Doğrudan temin onayı için yukarıdaki belgelerin tümü eksiksiz olarak BAP birimine teslim edilmelidir. Birbirinin devamı olup tek sayfaya sığmayan belgelerde ara sayfaların da imzalanmış olması gerekmektedir.
3.. Aşama : Ödeme İçin Gerekli Belgeler
• Fatura: Tekliflerin Yabancı Para Birimi olması durumunda fatura tarihindeki T.C. Merkez Bankası Döviz alış kuru kullanılmalıdır
• Vergi Borcu Sorgu Yazısı: Firma tarafından İnternet Vergi Dairesinden alınacak ve en erken fatura tarihinde olacaktır.
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı: Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağında istenilen onay tarihi ve onay sayısı BAP Biriminden öğrenilebilir.
• Taşınır İşlem Fişi: Makine Teçhizat ve Sarf Malzeme satın almalarında düzenlenmesi gereken belgedir. Tüm alımlarda BAP birimi tarafından taşınır işlem fişi düzenlenmesi zorunludur.
• Tedarikçi Değerlendirme Formu: Tedarikçi Derğelendirme formu tedarikçi deeğrlendirme talimatına göre doldurulmalıdır.
• Hakediş Raporu: Hizmet alımlarında düzenlenmesi gereken belgedir. Firma tarafından kaşelenerek imzalalanması gerekemektedir.
NOT: 1. Faturaların "Hakkari Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü, Vergi No:4550692765” adına kesilmesi gerekmektedir.
2. Firmalara ödemenin zamanında yapılabilmesi için Faturada Banka ve Şube adı ile birlikte IBAN numaralarının da olması gerekmektedir.
3. 1.000 TL ve üzeri Hizmet alımlarında 117 No.lu KDV genel Tebliği uyarınca KDV tevkifatı yapılması zorunludur.
4. Faturalarda yapılan fiyatlandırmalarda virgülden sonra küsüratlı rakamlardan kaçınılması (20,02, 500,38 vb.) temin edilen teçhizat ve malzemenin sorunsuz bir şekilde taşınır kayıt sistemine kaydedilip harcama yönetim sisteminden muhasebe işlem fişi hazırlanması açısından büyük önem taşımaktadır. Aksi durumlarda virgülden sonra rakamların yuvarlanmasından kaynaklı problemler çıkmaktadır ve faturanın değişimi gerekmektedir.
Avans İçin Gerekli Belgeler
• 22.920 TL'ye kadar avans alınabilir.
• Alınan avans alış tarihinden itibaren iki ay içinde kapatılmak zorundadır.
• Süresi içinde kapatılmayan avanslara geciken her ay için % 2 gecikme cezası uygulanır.
• Aynı kişi bir projede açık olan avansını kapatmadan yeni bir avans alamaz. Farklı bir projeden alacaksa da açık avanslarının toplamı 22.920 TL'yi geçemez.
Avans Alınabilmesi İçin Gerekli Belgeler
• Avans alınabilmesi için aşağıdaki belgelerden ikişer nüsha hazırlanması gerekmektedir.
• Talep Yazısı: Proje yürütücüsü tarafından imzalanmalıdır. Fakülte Dekanının onayı gerekmektedir.
• Onay Belgesi
• Mutemet Yazısı: Görevlendirilen mutemede ait Banka ve şube adı ile birlikte mutlaka IBAN Numarası Olmalıdır
• Makina-teçhizat alımları için teknik şartname(marka ve model belirtmeden)
• Sarf malzemesi için malzeme listesi
• Hizmet alımları için hizmet gerekçesi
Avansın Mahsubu(Kapatılması) için Gerekli Belgeler
• Fatura: Faturaların "Hakkari Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi” adına kesilmesi gerekmektedir.
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı: Muayene Kabul ve Komisyon Tutanağında yer alan belge tarihi fatura tarihi ile aynı olmalıdır. Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağında istenilen onay tarihi ve onay sayısı BAP Biriminden öğrenilebilir.
• Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı: Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı KDV Hariç olarak düzenlenmelidir.Piyasa fiyat araştırma tutanağına alım yapılan firmanın yanında farklı firmalardan alınan 2 adet yazılı fiyat teklifi eklenmelidir.
• Taşınır İşlem Fişi: Makine Techizat satın almalarında düzenlenmesi gereken belgedir.BAP birimi tarafından düzenlenecektir.
• Hakediş Raporu: Hizmet alımlarında düzenlenmesi gereken belgedir. Firma tarafından kaşelenerek imzalalanması gerekemektedir.
• 1.000 TL ve üzeri Hizmet alımlarında 117 No.lu KDV genel Tebliği uyarınca KDV tevkifatı yapılması zorunludur.
• İade Dekontu: Tamamı harcanmayan avanslarda kalan miktar, açıklama kısmına "mutemet adı" ve "avans iadesi" notu düşülerek H.Ü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Halk Bankası – Hakkari Merkez Şubesi IBAN:TR 860001200938200005000200 hesabına iade edilmelidir.
NOT: 1. Faturaların "Hakkari Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü, Vergi No:4550692765” adına kesilmesi gerekmektedir.
2. Firmalara ödemenin zamanında yapılabilmesi için Faturada Banka ve Şube adı ile birlikte IBAN numaralarının da olması gerekmektedir.
3. 1.000 TL ve üzeri Hizmet alımlarında 117 No.lu KDV genel Tebliği uyarınca KDV tevkifatı yapılması zorunludur.
4. Faturalarda yapılan fiyatlandırmalarda virgülden sonra küsüratlı rakamlardan kaçınılması (20,02, 500,38 vb.) temin edilen teçhizat ve malzemenin sorunsuz bir şekilde taşınır kayıt sistemine kaydedilip harcama yönetim sisteminden muhasebe işlem fişi hazırlanması açısından büyük önem taşımaktadır. Aksi durumlarda virgülden sonra rakamların yuvarlanmasından kaynaklı problemler çıkmaktadır ve faturanın değişimi gerekmektedir.
Avans İçin Gerekli Belgeler
• 22.920 TL'ye kadar avans alınabilir.
• Alınan avans alış tarihinden itibaren iki ay içinde kapatılmak zorundadır.
• Süresi içinde kapatılmayan avanslara geciken her ay için % 2 gecikme cezası uygulanır.
• Aynı kişi bir projede açık olan avansını kapatmadan yeni bir avans alamaz. Farklı bir projeden alacaksa da açık avanslarının toplamı 22.920 TL'yi geçemez.
Avans Alınabilmesi İçin Gerekli Belgeler
• Avans alınabilmesi için aşağıdaki belgelerden ikişer nüsha hazırlanması gerekmektedir.
• Talep Yazısı: Proje yürütücüsü tarafından imzalanmalıdır. Fakülte Dekanının onayı gerekmektedir.
• Onay Belgesi
• Mutemet Yazısı: Görevlendirilen mutemede ait Banka ve şube adı ile birlikte mutlaka IBAN Numarası Olmalıdır
• Makina-teçhizat alımları için teknik şartname(marka ve model belirtmeden)
• Sarf malzemesi için malzeme listesi
• Hizmet alımları için hizmet gerekçesi
Avansın Mahsubu(Kapatılması) için Gerekli Belgeler
• Fatura: Faturaların "Hakkari Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi” adına kesilmesi gerekmektedir.
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı: Muayene Kabul ve Komisyon Tutanağında yer alan belge tarihi fatura tarihi ile aynı olmalıdır. Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağında istenilen onay tarihi ve onay sayısı BAP Biriminden öğrenilebilir.
• Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı: Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı KDV Hariç olarak düzenlenmelidir.Piyasa fiyat araştırma tutanağına alım yapılan firmanın yanında farklı firmalardan alınan 2 adet yazılı fiyat teklifi eklenmelidir.
• Taşınır İşlem Fişi: Makine Techizat satın almalarında düzenlenmesi gereken belgedir.BAP birimi tarafından düzenlenecektir.
• Hakediş Raporu: Hizmet alımlarında düzenlenmesi gereken belgedir. Firma tarafından kaşelenerek imzalalanması gerekemektedir.
• 1.000 TL ve üzeri Hizmet alımlarında 117 No.lu KDV genel Tebliği uyarınca KDV tevkifatı yapılması zorunludur.
• İade Dekontu: Tamamı harcanmayan avanslarda kalan miktar, açıklama kısmına "mutemet adı" ve "avans iadesi" notu düşülerek H.Ü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Halk Bankası – Hakkari Merkez Şubesi IBAN:TR 860001200938200005000200 hesabına iade edilmelidir.
Avansın hizmet için alınması durumunda KDV Tevkifatı açıklaması ile IBAN:TR 98 0001 0002 9964 7291 34 5001 nolu hesaba yatırılması gerekmektedir.
Proje Gelişme-Ara Raporları ve Hazırlanması
Proje Gelişme-Ara Raporları ve Hazırlanması
- Kabul edilen bir projenin yöneticisi, Komisyona altı ayda bir geçmiş dönemdeki çalışmalarla ilgili bilgilerin yer aldığı gelişme raporları sunar.
- Proje ara-gelişme raporunu belirlenen süre içerisinde vermeyen proje yöneticilerinin devam eden satın alma işlemleri durdurulur. Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü tarafından yapılan uyarıya rağmen 15 gün içerisinde ara raporun teslim edilmemesi durumunda ise, proje iptal edilir. Proje kapsamında alımı yapılan demirbaşlar geri alınabilinir ve proje yürütücüsüne, 1 yıl süre ile yeni bir proje desteği verilmez.
- Proje Gelişme-Ara Raporunun mali ve bilimsel kısımları BAP birimi web sayfasında verilen şablona uygun olarak eksiksiz doldurulmalı ve yürütücü tarafından imzalanarak BAP birimine teslim edilmelidir. Süresi 6 ay veya daha az olan projeler için Gelişme-Ara Raporu hazırlanmasına gerek yoktur.
- Proje yürütücüsü, protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen 2 ay içerisinde, araştırma sonuçlarını içeren ve BAP Komisyonu tarafından belirlenen şablonlara uygun olarak hazırlanmış Proje Sonuç Raporunu ve Proje Kapanış Raporunu, tez projesi yürütücüsü ise tezin tamamlandığına dair dilekçe ve eklerini BAP Koordinatörlüğüne teslim etmeli ve Proje Sonuç Raporunu ve Proje Kapanış Raporunu bap@hakkari.edu.tr adresine PDF formatında mail olarak göndermelidir. Ayrıca, var ise proje kapsamında gerçekleştirilmiş yayınlar da rapora eklenir.
- BAP Birimince desteklenen projeler kapsamında gerçekleştirilen her türlü Türkçe yayın ve tezde “Bu çalışma Hakkari Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu Tarafından Desteklenmiştir. Proje Numarası: ….”, İngilizce yayınlarda ise (“This work was supported by Research Fund of the Hakkari University. Project Number: ….”) şeklinde veya benzer anlama gelecek bir ibareye yer vermesi beklenir.
- Tez projeleri için, proje yürütücüleri tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili fakülte veya enstitüden alınmış bir belgeyi de Bilimsel Araştırma Proje Koordinatörlüğüne teslim etmek zorundadır. Araştırma projelerine ait sonuç raporları uzmanlık grubu üyeleri tarafından değerlendirilerek proje BAP komisyonu kararı ile sonuçlandırılır. Uzmanlık grubu üyeleri veya BAP komisyonu yürütücüden Proje Sonuç Raporu ve Proje Kapanış Raporunda revizyon isteyebilir.
- Proje sonuç raporunu süresi içinde sunmayan proje yürütücülerinin yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler rapor teslim edilinceye kadar durdurulur. Yapılan uyarıya rağmen 15 gün içerisinde sonuç raporun teslim edilmemesi durumunda ise, proje yürütücüsüne, sonuç raporun sunularak Komisyonda karara bağlandığı tarihten itibaren 1 yıl süre ile yeni bir proje desteği verilmez.
Güncelleme:06.02.2020
