Belgeler

Her bir öğrenci dosyasında veya e-arşivinde, aşağıdaki belgelerin mutlaka bulunması gerekmektedir. Ancak aşağıda belirtilenler haricinde, yükseköğretim kurumu, faaliyetle ilgili olarak kendi kurumu içerisinde ihtiyaç duyduğu belgeleri de dosyada muhafaza edebilir. 

1. Faaliyet Başlamadan Önce ve Faaliyet Sırasında Düzenlenen Belgeler: 

1. Öğrenci başvuru formu ve ekleri:

Ek 1 - Not çizelgesi
Ek 2 - Yabancı dil düzeyini gösteren belge

2. Öğrencinin seçildiğine ilişkin öğrenciye yapılan yazılı bildirim veya toplu ilan
3. Misafir olunacak kurumdan alınan kabul belgesi (Acceptance Letter)
4. Öğrenci ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan Erasmus+ Yükseköğretim staj hareketliliği için sözleşmenin imzalı bir nüshası ve ekleri:

Ek 1 - Öğrenim Anlaşması
Ek 2 - Genel Şartlar
Ek 3 - Öğrenci Beyannamesi
5. Yurtdışında alınacak (Öğrenim Anlaşmasında yer alan) derslerin, öğrencisi olunan programda hangi derslere karşılık sayılacağını gösteren ilgili kurul kararı veya bunu gösteren Staj Anlaşması (Learning Agreement for Studies/Traineeships)
6. Öğrenciye yapılan ödeme ile ilgili dekont veya öğrenciye yapılan ödemenin ayrıntılarını ihtiva eden banka ekstresi

2. Faaliyet Sona Erdikten Sonra Tamamlanan Belgeler: 

1. Misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilen, öğrencinin faaliyet başlangıç ve bitiş günlerini göstermek üzere Öğrenim Anlaşmasının “faaliyet sonrası” bölümünün doldurulması ve karşı kurum tarafından onaylanması. Faaliyet tarihlerini gösteren ayrı bir belge düzenlenmesi ve karşı kurum tarafından onaylanmış olması halinde bu belgeler de kabul edilir.
2. Katılım Sertifikası
3. Staj faaliyetindeki başarı değerlendirmesini gösteren Staj Anlaşmasının “Evaluation of the Trainee” bölümü

4. Öğrenci Anketi: Hareketlilik Aracı kullanılarak öğrencilerden çevrimiçi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Faaliyetleri tamamlanan öğrencilerin anketi doldurması gerekmektedir.
5. Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması, mücbir sebeple erken dönülmesi vb. durumların gerekçelerini gösteren belgeler)
6. Öğrenci döndükten sonra derslerin yükseköğretim kurumları tarafından tanındığını gösteren nihai transkripti ve/veya varsa Diploma Eki örneği.

Bu belgelere ilave olarak yükseköğretim kurumu yurtdışında geçirilen dönemin akademik olarak tanınmasını sağlamak üzere kurum içerisinde geçerli olacak gerekli belgeleri de hazırlar.  

Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilere yönelik yaptırımlar Uygulama El Kitabı'nda belirtilmiştir. Yükseköğretim kurumu öğrencilerinin eksik veya hatalı evrakının tamamlanması/düzeltilmesi için uygun bir tarih belirler.