Giden Öğrenci
A-) Yurt Dışına Gitmeden Önce Teslim Edilmesi Belgeler
 
1- (Student Application Form)
  • Misafir olunacak üniversiteye başvurunun “Online” olarak yapılması halinde başvuru belgesinin bir çıktısının teslim edilmesi gerekmektedir. Misafir olunacak üniversitenin Başvuru Formuna ulaşılamaması halinde web sayfamızdaki form Üniversitenin logosu çıkarılarak bilgisayar ortamında doldurulup gönderilecektir.
  • Misafir olunacak üniversitenin Student Application Formunun doldurulması halinde Üniversitemize ait Student Application Form ayrıca doldurulmayacaktır.
 
2-Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)
  • Learning Agreement, öğrencinin gideceği üniversitede öğrenim göreceği sürede alacağı derslerin isim, kod ve ECTS kredilerinin yazılı olduğu belgedir. İki üniversitenin bölüm ve kurum koordinatörleri tarafından imzalanır. Öğrenci ders seçimini kendi bölüm koordinatörü ve gideceği bölümün koordinatörüyle irtibat kurarak yapar. Bir dönem için alınan derslerin kredilerinin 30 ECTS’nin altında veya üstünde olmaması gerekir.
  • Öğrenci yurt dışına çıkış yapmadan önce bu anlaşmanın 4 imzasının da atılmış olması gerekmektedir.
  • Ofisimiz öğrencinin zaman kaybını önlemek imzalı anlaşmanın fotokopisini/çıktısını kabul etmektedir; ıslak imza şartı aramamaktadır. Ancak, öğrencinin gideceği üniversitenin ıslak imzalı orijinal belgeyi talep edebileceğini dikkate alarak anlaşmayı en az 2 nüsha olarak hazırlaması tavsiye edilir.
 
 3- Akademik Eşdeğerlik Belgesi  *Aslı
  • Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ile birlikte her dönem için ayrı ayrı 3’er adet hazırlanacaktır. Akademik Eşdeğerlik Belgesi’nde “Gidilen Kurumda Alınacak Dersler” bölümüne, Learning Agreement’da ECTS kredi miktarı ile birlikte girilen derslerin birebir aynısı girilecektir. “Hakkari Üniversitesi’ndeki Eşdeğer Dersler” kısmında belirtilen derslerin toplam ECTS kredisi ile “Gidilen Kurumda Alınacak Dersler” kısmında belirtilen derslerin toplam ECTS kredi miktarlarının (dönem başına 30 ECTS) eşdeğer olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.
  • Akademik Eşdeğerlik Belgesinin öğrenci ile Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanıp Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu’ndan geçtikten sonra Erasmus Koordinatörü ve Kurum Koordinatörü tarafından imzalanmak üzere ofisimize bırakılması gerekmektedir.
 
4- Kabul Yazısı (Acceptance Letter)  *Fotokopi
  • Misafir olunacak üniversiteye başvuru yaptıktan sonra öğrenciye gönderilen Kabul Yazısı’nın bir kopyası ofisimize getirilecektir. Belgenin aslı vize işlemleri nedeniyle Konsolosluk için gerektiğinden öğrencide kalacaktır.
 
 5- Pasaport ve Vize Yazısı Formu
  • Ofisimiz Erasmus+ öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için Türkçe/İngilizce olarak bir vize yazısı düzenlemektedir. Bu yazı öğrencinin gideceği okulda öğrenim göreceği zaman aralığını ve -alacaksa- aylık hibe miktarını içermektedir.
  • Vize yazısının yanı sıra öğrencinin girdiği Erasmus dil sınavından altığı notu belgeleyen bir yazı da düzenlenir.
  • Ofisimiz ayrıca, öğrencinin pasaportu olmaması halinde kedisine ‘bir yıllık harçsız pasaport’ verilmesi için ilgili Emniyet Müdürlüğüne yazı yazmaktadır. Yazı öğrenci tarafından teslim alındıktan sonra, pasaport randevusundan önce aşağıda bilgileri yazan vergi dairesine onaylatmalıdır:
  • Bu belgeleri talep eden öğrencilerin ilişikteki talep formunu doldurarak mail ortamında veya elden ofisimize ulaştırmaları gerekir.
 
6-  Öğrenci Hibe Sözleşmesi  (Hibeli Öğrenciler İçin)
  • Hibe alan öğrencilerin vize aldıktan sonra hibe sözleşmesi için ofisimize uğramaları gerekmektedir. Bu sözleşmenin yapılabilmesi için ayrıca, öğrencinin gitmeden önce yapması gereken belgeleri/işlemleri tamamlamış olması gerekir. Hibe alacak öğrencilerin Halk Bankası  Şubesinde vadesiz bir Euro hesabı açıp sözleşme yapmaya gelirken hesap cüzdan fotokopisini de getirmeleri gerekmektedir.
  • NOT: Öğrencinin, yurt dışına çıktıktan sonra hibesinin hesabına aktarılma gibi bir olasılığı dikkate alarak bu hesabı aile üyelerinden biriyle ortak hesap olarak açmasını tavsiye ederiz. Veya öğrenci hibesini kullanabilmek için internet bankacılığı gibi bir yola başvurabilir.
7-  Pasaportun kimlik ve vize sayfaları
 
8- Öğrenci Belgesi (Aslı)
 
9- Gidiş Uçak Bileti
 
10- Gidilen kurumun akademik takvim fotokopisi
 
11- İkili Anlaşma (Bilateral Agreement) [Bölüm koordinatöründen fotokopisi alınacaktır]
 
 B-) Yurt Dışına Gider Gitmez Teslim Edilmesi Gereken Belgeler
 
12-  
Learning Agreement’da değişiklik yapılması halinde, öğrenci eklediği/çıkardığı dersleri değişiklik sayfasına işletip gidilen üniversitenin koordinatörlerine imzalatıldıktan sonra bölüm koordinatörüne mail ortamında iletir. Bölüm koordinatörü de imzaladıktan sonra ofisimize ulaştırır.
 
Öğrenci yurt dışından döndükten sonra dersleri değiştiği için yeni bir eşdeğerlik sayfası hazırlayacaktır.
 
13- Varış Konfirmasyon Formu (Arrival Form) 
 
Öğrenci misafir olacağı üniversiteye ulaşır ulaşmaz Arrival Formu doldurup oradaki ilgililere imzalattıktan sonra mail ortamında ofisimize iletir.
 
C-) Yurt Dışından Döndükten Sonra Teslim Edilmesi Gereken Belgeler
 
14- Katılım Belgesi (Certificate of Attendance) *Aslı
 
Bu belge ile öğrencinin öğrenim süresince derslere devam ettiğini gün, ay, yıl olarak imzalı ve mühürlü belgelemesi gerekmektedir.
 
Öğrenci ders dışında katıldıysa oryantasyon veya yoğunlaştırılmış dil kursu gibi faaliyetleri de belgelendirmek zorundadır.
 
15- Transcript  *Aslı
 
Misafir olunan üniversiteden alınan Transkript belgesinin aslı Akademik Tanınma Belgesi düzenlenmesi üzere ilgili bölüme teslim edilir. Transcriptin bir fotokopisi Erasmus Birimine iletilecektir.
 
Öğrencinin Learning Agreement’da almayı taahhüt ettiği ve Akademik Eşdeğerlik Belgesi ile onaylanan derslerin tamamının kredi karşılıkları ile birlikte Transcript belgesinde görülmesi gerekmektedir. Şayet başarısız olunan dersler var ise bu derslerin de ECTS kredileri ile birlikte girilmesi gerekmektedir.
 
Lisansüstü öğrencilerinin tez çalışmasının da başarılı ya da başarısız olarak değerlendirilmesi ve yapılan çalışmanın dönem başına minimum 30 ECTS ile kredilendirilmesi gerekmektedir.
 
 16- Öğrenci Rapor Formu
 
Faaliyet dönemini tamamladığında, öğrencinin faaliyetine ilişkin özet bilgileri ve öğrencinin değerlendirmelerini içeren belgedir. Bilgisayar ortamında doldurulması gerekmektedir.
 
17- Pasaport giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların Fotokopisi.
 
Sadece bu Program ile ilgili yurtdışına çıkış ve ülkeye giriş tarihlerinin olduğu sayfaların fotokopisinin bırakılması gerekmektedir. Şayet öğrenim süresi içinde ülkeye giriş çıkış olmuş ise, bu tarihlerin belgelenmesi gerekmemektedir.
 
18- Dönüş seyahat belgeleri (bilet, biniş kartı)
 
 
19- Akademik Tanınma Belgesi *Aslı
 
Öğrenci yurtdışından döndükten sonra Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanacak ve misafir olunan üniversiteden alınan Transkript ile birlikte bir aslı LLP/Erasmus Birimine teslim edilmek üzere her dönem için ayrı ayrı 3’er adet bilgisayar ortamında düzenlenecektir.
 
20- Öğrenci Bilgi Formu
 
Öğrenci formu doldururken internet sayfamızdaki ‘Ders Alan Kodları’ bölümünden faydalanabilirler.  
 
NOTLAR:
 
1- Hibeli/Hibesiz tüm Erasmus öğrencilerinin belgelerini hem LLP/Erasmus Birimi’ne, hem ilgili bölüme hem de misafir olunan üniversiteye teslim etmeleri gerekmektedir. Misafir olunacak üniversiteye Akademik Eşdeğerlik Belgesi, Akademik Tanınma Belgesi vb. belgeler gönderilmeyecektir.
 
2- Erasmus Öğrencileri yurtdışında bulundukları dönemler de dâhil olmak üzere öğrenci harcını yatırmakla yükümlüdürler.
 
3- Öğrencilerin yurtdışına çıkış tarihleri farklı olduğundan, yurtdışına çıkmadan önce Birimimize teslim edilecek belgeler için bir tarih konulmamıştır. Ancak misafir olunacak üniversitenin son başvuru tarihleri ve istemiş olduğu belgeler de dikkate alınarak Birimimizce istenilen belgeler ile birlikte her iki kurumun talepleri göz önünde bulundurularak belgeler düzenlenecektir.
 
Öğrencilerin yurt dışından döndükten sonra en geç 1 ay içerisinde tüm belgelerini eksiksiz bir biçimde Uluslararası Ofise teslim etmiş olmaları gerekmektedir.
 
4- Aslı istenilen belgelerin onaylı ve imzaların ıslak olması gerekmektedir.  Asıl belgelerin üzerinde silinti, kazıntı, karalama, değişiklik vb. olmaması gerekmektedir.
 
5- Pasaport sayfası, Akademik Takvim vb. üzerinde isim yazmayan belgelerin üst kısmına öğrencinin adı-soyadı ve bölüm bilgisi not düşülerek teslim edilmesi gerekmektedir.
 
6- Birimimize teslim edilmesi gereken belgeler listesinin bir çıktısı öğrenci tarafından alınarak hangi belgelerin teslim edildiği öğrenci tarafından takip edilecektir.